仕事をしていると、やるべきことが山のように積み上がってくる。
メール返信や電話対応くらいならその場でこなせばいいけど、書類を作ったり、プレゼンの準備をしたり、見積もりを取るために業者を調べなくちゃならなかったり…

さらに、プライベートでもやらなくちゃいけないことは後を絶たない。
シャンプーを買って帰らなくちゃ。
靴磨きをしなくちゃ。
欲しい本を買うはずなのに、本屋に行くことすら忘れちゃう…

そんな多忙で煩雑な日々の中で、もはやTo Do Listを持たずに生活しているビジネスマンっているのだろうか?

少なくとも私はムリだ。
To Do Listがないとやりたいことの半分もこなせない。

逆に、To Do Listを制するものは仕事もプライベートも制す。

そう思っていろいろと試行錯誤を続けていた。

そして、最近ようやく「これはなかなか完璧に近い!」と思えるTo Do List管理法を確立することが出来た。
今回はそのやり方を紹介したい。

その方法とは、手帳とクラウドアプリを組み合わせたもの。

言うなれば、ハイブリッドTo Do List管理術。

読んで納得出来るようなら、ぜひ参考にしてもらいたい。

 

1、アナログ手帳の長所と短所

アナログの手帳でTo Do の管理をしている人は多いと思う。

手軽に記載出来るし、終わったものから横線を入れて案件を消していくのはちょっとした快感だ。

脳内のヤルべきことを一気に書き出して棚卸しするのは手帳などのアナログツールに軍配が上がる。

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一方で、思った以上のデメリットもある。

まず、手帳のページが変わる度に書き直さなくちゃならない。

それが嫌で付箋で対応している人もいるかもしれない。

でも、7〜8割方が横線で消された付箋をいつまで持ってなくちゃいけないのはちょっと嫌じゃないだろうか?

その頃には次のヤルべきことが新しい付箋に増えている。

終わらない数件のためだけに何枚も付箋を持ち続けるのは不毛だ。

つまり、どこかで書き換えのタイミングを持つ必要があるということだ。

これが手帳最大のデメリット。

 

2、デジタル管理の長所と短所

では、そのアナログの短所はデジタルで補えるのか?

カンタンに言うと、出来る。

デジタルの良いところは書き換えの楽さに加え、前後の入れ替えが出来ることもある。

カテゴリーで再分類することも可能だし、必要資料へのリンクを直接貼り付けるなど、デジタルならではのメリットは大きい。

一方で、マイナス面としては「文字列しか記載できない」ってことだろう。

イラストや、To Doを線で結んで関係づけることには向いていない。

また、脳内の棚卸しを一気に行うときにもアナログにおとる。

どうしても思考が直線的になってしまうからだ。

では、どうすれば良いか?

それが、3で語る、ハイブリッド手帳術だ。

 

3、短所を補うハイブリッドTo Do List術

使うのは「WorkFlowy」というアプリ。

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アプリの概要や登録の仕方はこちら

さて、これをどう使っていくか、ですが、入り口はまずアナログからです。

どんな紙でも良いのですが、A4の裏紙あたりに「今アタマの中にあるヤルべきこと」を全て書き出します。

とにかく、思いつくことはなんでも書き出します。

1〜2時間かけても良い作業です。

大きなプロジェクトはこのときなるべく細かいタスクにまで分解しておくのがオススメ。

さて、書き終わったタスクは、以下のように分類していきます。

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まずは上からInbox。

ここには今日、いますぐやるべきことだけ残します。

それ以外のタスクは以下に自分で項目を作って記載します。

まず、weekly。

ここでは、日に分けて、ヤルべきことを落し込みます。

その日が来たら、そのタスクはInboxに上げます。

そして次々にタスクを消化、消していくという単純作業です。

 

そこまでヤルべき日が決まっていないタスクについてはその下にMonthlyという項目を作り、そこに追加していきます。

 

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いつかやるべきタスクって、結局2種類しかないんです。

そのときが来たら絶対にやらなくちゃならないこと、もしくは、いつまでたってもやらなくていいコト。

後者だと気がついたタスクはその時点で消します。

 

そして、さらにその下には、年単位のヤルことリストを作成します。

ここまでくると、目標や夢に近い部分かもしれません。

それを達成するためにヤルべきことを思いついたら、どんどん日付を入れて上の項目にあげていく。

これだけで、その日ヤルべきことと、今後やらなくちゃいけないこと、やりたいことを俯瞰できます。

書き換えや、並び替え、先送りや前倒しもカンタンなのはデジタルの強み。

そして、月一や半年に一回でも、年一回でも良いので、どこかでアナログを使用して脳内の棚卸しをするのがオススメ。

なぜなら、アナログ手帳に向かい、手を動かすことでどんどんヤルべきことが沸いて出て来るからです。

これはデジタル入力にはない特性だと思ってます。

 

もちろん、個々でそれぞれやりやすい方法はあると思うので、すでに確立出来ている人は問題なし。

ただ、いまいちTo Do Listを使いこなせてないかたは、ぜひ試してみてください。

スマホで編集したものが、即PC表示でも同期編集されるので、その点もオススメです。