2016年もあと1ヶ月あまり。
そろそろ手帳好きにとってはそわそわし始める季節。

来年はどんな手帳にしよう?
これは1年を占う大事な行事と言っても過言ではない!

しかし、なかなか「コレ!」という手帳が見つからないのもまた事実。

iPhoneを手に入れた2010年から、ほぼデジタルでスケジュール管理を行っていた私が、再び手帳を使うようになったのは2015年、Webプロデューサーとして様々な案件を管理するようになってから。

それ以来、ずっとデジタルとアナログの併用をベースに、「究極の手帳術」を求める旅が始まったとも言えます。
今回はそんな「マルチタスク」を管理する必要のある、クリエイターやプロデューサー、ディレクターに向けた手帳術ハック術をご紹介。

 

ツールの目的を明確にしよう!

まず、アナログ手帳を使うにあたって、一番大事なのがこれ。

みなさん、何となく、で手帳を選んでいませんか?

一口に手帳と言っても、その機能はさまざま。

まずは自分が「手帳」で管理したいことを明確化することが大事です。

ちなみに、一般的に皆さんが手帳に書き込んで管理している「事柄」は大きくわけると以下のいずれかなはず。

1)他者とのアポイントスケジュール

2)自分の作業スケジュール

3)ちょっとした「To Do リスト」

4)夢や目標

5)アイディアMemo

6)日記

でも、これ全部を丸ごと書き込んでたら、何がなんだかわからなくなりませんか?

情報は1冊のノートにまとめなさい」の著者、奥野 宣之さんはなんでもかんでも1冊のノートで管理出来る、と説いてますが、これが出来るかどうは個人の資質によるのではないかと。

ちなみに、私はこの方法は向いてませんでした。

 

書き込む内容を分類しよう

さて、ではどう整理していくか?

まずは書き込んでいく「事柄」を整理するのがポイント。

実は先ほどの項目、「未来」「現在」「過去」で大きくカテゴリー分けが可能です。

つまり…

この先に起きうる事案…「未来」

1)他者とのアポイントスケジュール

4)夢や目標

 

近々に対応すべき事案…「現在」

2)自分の作業スケジュール

3)ちょっとした「To Do リスト」

 

保存しておいて、後々振り返ることで濃縮還元したい事案

5)アイディアMemo

6)日記

 

そうなると、自ずから使用ツールが限定出来てきます。

 

「現在」「過去」「未来」をアナログとデジタルに振り分ける

ここまで分類すれば、あとは簡単。

それぞれのツールの強みに合わせてチューニングするだけです。

まず、「未来」に強いのはデジタル。

いつでも変更が可能で、簡易。

どれだけ先の予定でも記入が出来るし、いつでもそれを閲覧出来ます。

仮に3年先に予約したレストランでも、結婚20周年の予約でも、まったく問題ありません。

逆に10年後、20年後の予定をアナログ管理するのって、無理ですよね?

ぜひ、Googleカレンダーを使いましょう。

 

次に「現在」への対応。

正直、ここはアナログとデジタルのハイブリッドがベストです。

基本的に1週間とか、1ヶ月以内にやらなくちゃいけないことはデジタルで管理します。

ただ、なかなかGoogleカレンダーにスケジュールとして落とし込むほどでもない事案が多いのが「現在」のポイント。

「銀行に行く」とか、「結婚式の参加を返信する」とか、ちょっとしたTo DoまでGoogleカレンダーに記載いていては閲覧性が落ちてしまいます。

なので、オススメなのがスマホアプリを利用した管理術。

この方法についてはこちらで詳しく説明しているので、参考にしてみてください。

 

さて、最後に「過去」。

この管理に絶大な力を発揮するのが、アナログだと最近気が付きました。

以下、その使い方を詳しくみていきましょう。

 

アナログ手帳は過去のアーカイブに便利

2017年用に私が用意したのは、手帳ではなく、ノート。

2016-10-04-15-21-10

 

このノート、自分で目次を記載して使います。

2016-10-04-15-55-07

目次の時点で、すでに過去をこのノートにアーカイブする気マンマンなのが見て取れると思います。

項目としては、

1)心に刺さった名言

2)人生のヤルことリスト

3)2017年のヤルことリスト

4)2017年の月毎のレビュー

5)記録リスト

6)営業戦略

 

1)はそのまま。気になった「言葉」を書き留めるMemoページにしています。

1年書き溜めたものは写メで撮ってEvernoteに保存します。

2)は人生でやりたいことを思いつく度に記載し、煮詰めてスケジュール化したらGoogleカレンダーへ記載します。

3)は年末にどんどん書き出して、達成する毎に横線で消していきます。

4)は1ヶ月が終わる度にその月を振り返って総括するためのページ。最初から12ヶ月分あけています。

5)は記録リスト。各月に使ったカードの引き落とし金額や、体重の増減、走った距離などをどんどん記入して一覧で見れるようにしたページです。

6)は営業戦略と描いてますが、2017年に仕事をどう展開していくかというアイディアをどんどん煮詰めるページです。

ここも、具体案にまで落とし込めたらTo doに転記していきます。

そして、それ以降のページはすべてアイディアMemoのページ。

何か思いつく度に書き記し、折に触れて読み返し、また書き足して…という作業を繰り返すことで思いつきをどんどん濃縮させて仕事に活かします。

思いつきがビジネスレベルのアイディアにまで落とし込めたら、To Doに「企画書作成」と記載。

この日に書く、と決めたらGoogleカレンダーに作業日として記入する、というのがパターンです。

 

まとめ

手帳の使い方は十人十色。

もちろんこれがベストだと言うつもりはありません。

でも、いままで何も考えずにとにかく手帳に記入していただけだとしたらもったいない。

情報、思考、予定を上手く組み合わせて、ぜひ究極の手帳術を模索していきましょう。

きっと仕事に活きる「資産」に育っていくハズです。